Всё, что необходимо знать о внедрениях ИТ решений

Информационные технологии - это рабочий инструмент в организации, дающий эффективность, скорость и комфорт работы, что впоследствии приводит к увеличению прибыли или снижению затрат организации. Информационные технологии в результате внедрения мониторят, собирают, анализируют и хранят данные, а также делают работу безопасной. Ни один серьезный бизнес не обходится без Внедрения ИТ решений. Но ИТ решения могут принести пользу только в том случае, если к их выбору и внедрению подошли правильно.

Правильный подход предполагает изучение рынка информационных технологий, поиск информации о внедрениях ИТ решений, отзывов о внедрениях и деталей этого процесса. Это трудоемкое и долгое исследование. Но есть решение попроще – своеобразная энциклопедия внедрений ИТ - ROI4CIO. На веб сайте ROI4CIO собрана в удобном виде информация о внедрениях ИТ решений - описание возможностей, конкретные примеры, а также отзывы клиентов об уже осуществленных внедрениях.

Будете ли Вы искать информацию о внедрениях на ROI4CIO или собирать из множества источников, но о внедрениях ИТ решений Вам необходимо знать несколько нюансов, которые в описаниях внедрений и ИТ решений Вы не найдете.

Внедрение информационных технологий: что нужно учесть?

Постановка проблемы

Проблемы компании, для решения которых Вам необходимы ИТ – это отправная точка. Организаций без проблем не бывает, а случается, что этих проблем очень много. Но не стоит пытаться решить все проблемы одним внедрением, пусть даже это внедрение комплексных ИТ решений.

Важно определиться с проблемами до начала проекта, не «утаивать» их и выявлять уже в процессе. Не всегда проблема, лежащая на поверхности, является ключевой, нужно искать первопричину.

Постановка бизнес-задач

Если Вы определились с проблемой, с задачей будет намного проще. Бизнес-задачи – это те цели, которых Вы хотите достичь внедрением ИТ. К примеру, задачами могут быть сокращение затрат, улучшение обслуживания клиентов, повышение продуктивности персонала. Здесь Вы можете не скупиться на цели, но концентрироваться на определенных.

Выбор в соответствии с отраслью компании, организационными особенностями, масштабом организации и финансовыми возможностями

Каждая отрасль специфична. Внедрить комплексное решение для финансового отдела, как внедрил банк в Вашем бизнес-центре – это не решение проблемы. Все должно соответствовать.

Ставить бизнес-задачи с планами на будущее и перспективой роста компании хотя бы на ближайшее будущее (1-3 года), чтобы не потребовалась модернизация в ближайшие год или два, чтобы внедренное ИТ-решение прослужило компании с пользой долгое время.

Но с ростом Вашей компании часто появляются новые требования, диктуемые рынком и конкуренцией. Будьте готовы к тому, что система должна будет обновиться через время, но через сколько лет, - это уже индивидуально.

Сложность бизнес-процессов, совмещение ИТ решения с другими реализованными проектами в компании

Учитывайте способность ИТ решения вписаться в уже существующую модель бизнес-процессов компании. Но если эта модель отлажена. Важно оптимизировать процессы, которые Вы хотите автоматизировать. Навести порядок в этих процессах и дать им структуру. Иначе, если в бизнес-процессах порядка нет, то этот беспорядочный процесс автоматизируется. Но на пользу ли?

Выбор ИТ решения и интегратора

Есть целостные законченные решения от вендора. Это комплексные решения, внедрения которых осуществляют поставщики. А есть решения, создаваемые поставщиками.

Внедрение комплексных решений местных поставщиков иногда могут оказаться более подходящими для бизнеса со сложными бизнес-процессами. Так как часто, внедряя готовые ИТ решения от производителя, поставщикам так или иначе приходится достраивать систему различными продуктами под специфику компании.

Для построения правильной структуры компании важно выбрать правильного поставщика-интегратора. При этом со стороны компании должен быть выделен специалист или специализированная группа для интеграции, знающая все особенности компании. Процесс интеграции ИТ решений осуществляется с обеих сторон: заказчика и исполнителя.

Цена внедрения ИТ решения и снижение бюджета

Обычно, до внедрения ИТ, руководители компаний не знают правды о цене внедрения ИТ решений. Но это один из важных факторов, от которых компания может отталкиваться при выборе ИТ решения и компании-интегратора. Нынешние методы интеграторов лишают компанию-заказчика информации о цене, сначала заключая договор на обследование. Цена обследования определяется готовностью организации к внедрению. И часто после обследования компания только может понять, готовы ли они финансово к внедрению, к внедрению чего именно они готовы или не готовы совсем.

Отметим, что ROI4CIO не скрывает информацию о стоимости внедрений и помогает собрать коммерческие предложения от всех поставщиков ИТ решения, которое Вас интересует.

У цены внедрения ИТ есть три составляющие: стоимость продуктов ИТ решений, стоимость процесса интеграции ИТ решений и стоимость сопровождения (обслуживания) в процессе работы ИТ.

Всех интересует снижение бюджета внедрения ИТ решений. Стоимость продуктов ИТ решения в отдельных случаях возможно снизить посредством замещения готовых комплексных решений внедрением сборных отечественных аналогов.  Стоимость самой интеграции ИТ решения может быть разной у разных поставщиков , но стоит выбирать дешевле среди разных услуг интеграторов только в том случае, если работа каждого интегратора квалифицированная. Не забываем, что скупой платит дважды. А вот на сопровождении ИТ системы после внедрения можно сэкономить, если у Вас есть или свои грамотные специалисты, или вы посчитаете, что обслуживание дешевле отдать на аутсорсинг. При этом чаще всего интеграторы, внедряющие Вам решения, предложат вам более квалифицированное сопровождение и, возможно, за более приемлемую цену. Или сервис постпродажной поддержки будет входить в стоимость внедрения. Это все надо учитывать.

Сроки внедрения ИТ решений

Точный и однозначный прогноз о сроках внедрения ИТ решения сделать невозможно. Есть несколько факторов, от которых зависят сроки внедрения ИТ: сложность бизнес-процессов и соответственно сложность внедряемых ИТ решений, или это комплексное готовое ИТ решение, или с различными «надстройками»; профессионализм интеграторов и опыт во внедрении аналогичных ИТ; очень немаловажный фактор - заинтересованность и оперативность рабочей группы или руководителя проекта внедрения ИТ со стороны заказчика.

Универсальность и популярность ИТ решений и их польза

Популярные внедрения – это могут быть те внедрения, которые есть в компаниях знакомых, или те, на рекламу которых больше всего потратились. Но это совершенно не означает, что именно данное внедрение принесет Вашей организации пользу. Решение для внедрения должно быть полезным и принести пользу непосредственно вашей компании, решать Ваши проблемы и бизнес-задачи.

То же самое с универсальностью. Не может быть одно и то же ИТ решение универсальным для разных компаний. Забудьте про универсальность в этом вопросе.

И многие компании гордятся внедрением комплексных решений глобально известных производителей ИТ, которые дают максимальный функционал, но, тем не менее, компания использует этот функционал минимально. Пока внедренные информационные системы не используются, они устаревают. Будьте оптимальными в Вашем выборе и работе.

Примеры внедрений и отзывы о внедрениях ИТ решений в Вашей отрасли

Универсальных ИТ решений не бывает, а вот типичных ИТ решений, решающих схожие проблемы в одной и той же отрасли предприятия – это всегда случается и очень даже полезно. Перед выбором ИТ решения и интегратора, Вы можете узнать отзывы о внедрении информационных технологий именно для решения Ваших специфических проблем. Сравните отзывы компаний с одним и тем же внедренным ИТ решением при осуществлении процесса внедрения разными интеграторами.

Согласованность внутри организации

Если ИТ директор компании выявляет и анализирует проблемы, которые следует оптимизировать, их необходимо согласовать с собственником или акционером компании и уточнить, нужно ли ему развитие компании. Если собственник хочет развиваться – тогда внедряйте. Активным ИТ директорам не стоит навязывать ИТ решение. Стоит помнить, что не все понимают, что такое ИТ. Для многих это нечто несуществующее, пока оно не отразится положительно на результатах работы компании. ИТ директор может держать в курсе собственника о новинках в информационных технологиях и внедрениях у конкурентов. И только в согласии может быть принято решение о внедрении.

Если собственник компании узнал, что у конкурентов или у знакомых внедрили ИТ решение, после которого дела пошли в гору, и определенно хочет поступить точно так же - необходимо согласовать с ИТ директором, подходит ли такое решение бизнес-процессам данной организации, чтобы инвестировать не во вред, а на пользу.

Важно обсудить идею внедрения ИТ непосредственно с персоналом, который будет пользоваться этой системой. Во-первых, управляющие именно этих отделов знают лучше проблемы, которые необходимо решить, во-вторых, они будут заинтересованы в использовании этой системы. И часто они могут изъявить инициативу в автоматизации.  Если все-таки решение о внедрении ИТ приходит сверху или с ИТ отдела, в таком случае необходимо обсуждение с сотрудниками, возможно, их мотивация, чтобы эти сотрудники в процессе внедрения ИТ решения не затягивали процесс, не предоставляя информацию вовремя или другими доступными им способами.

Выбор группы и руководителя группы, ответственных за внедрение ИТ решения со стороны предприятия

Всегда со стороны предприятия должен быть руководитель проекта внедрения или рабочая группа внедрения, которая квалифицирована во всех необходимых вопросах и обладает высоким уровнем интереса во внедрении, иначе процесс интеграции затянется на долгое время. В группе должны быть представлены будущие пользователи системы и ИТ-специалисты, которые будут эту систему сопровождать. Впоследствии сопровождение системы предусматривает периодический анализ для усовершенствования ее отдельных участков в соответствии с актуальными задачами и новшествами технологий .

Количество сотрудников, интеллектуальный капитал компании и необходимость обучения персонала работе с ИТ

В каждой организации будет внутреннее сопротивление нововведениям. Сотрудникам необходимо будет проходить обучение, менять свой привычный рабочий ритм, а возможно, и открывать информацию о своей работе другим. Будьте готовы к этому заранее. Примите все возможные меры информирования и мотивации.

Предупрежден – значит вооружен. Вооружившись знаниями и готовые ко всему – Вы можете приступать к выбору ИТ решений. Изучайте внедрения в Вашей отрасли, читайте отзывы об уже осуществленных внедрениях и внедряйте ИТ решения, приносящие пользу.