Какое ПО для управления проектами использовать маркетинговому агентству?

Мы не делаем рекламу — мы анализируем ИТ рынок, сравниваем самое полезное и интересное, и делимся с вами.

                          

Если вы управляете маркетинговым агентством, то уже знаете, что поток клиентов и обилие проектов — это не просто успех, но и мириады деятельности, требующей навыков управления, планирования и организации командной работы. На самом деле, не только маркетинговым агентствам знакома эта ситуация, но и любым другим мульти проектным организациям, оказывающим услуги.

И если у вас нет надлежащего инструмента, который помог бы отслеживать весь процесс принятия и выполнения решений, то вы легко погрязните в рутине. От чего можете понести убытки.

Найти идеальный инструмент для управления бизнес-процессами, отслеживания изменений по проектам и статуса взаимоотношений с клиентами крайне сложно. Именно поэтому мы составили список лучших программ для управления проектами, в которых есть все необходимое вам — от отслеживания статуса клиентов до совместной работы над проектами.

Чтобы вы могли легко выбрать программное обеспечение для управления своими проектами, мы сделали для вас Сравнение таких программ в одной таблице. Внимательно изучите ее и выберите лучший для себя вариант.




Есть среди программ как платные, так и бесплатные. Чтобы оценить все преимущества платного продукта, вы можете воспользоваться бесплатным тестовым периодом, который присутствует во многих программных решениях.

Повышайте производительность: CRM

У многих есть Gmail и многие используют G Suite для работы и другие инструменты от Google . CRM Copper - программа, еоторая легко интегрируется со всеми приложениями Google. Разработана специально для компаний, которые активно применяют инструменты Google в своей работе. 

Сосредоточьте свою энергию на идеях и на творчестве. А CRM Copper поможет организовать и отсортировать все взаимодействия с клиентами, электронные письма и информацию профиля ваших контактов. Сюда входят внештатные клиенты, партнеры, агентства — в основном те, с кем вы ежедневно работаете.

Так как Copper интегрирован с Google, все ваши события из Google Календаря, электронные письма, Google документы и слайды автоматически синхронизируются с контактами в вашей базе данных Copper. Тратьте меньше времени на управление и отслеживание взаимоотношений с клиентами и партнерами.

Цена: бесплатная 14-дневная пробная версия / стоимость начинается с 19 долл. в месяц.

Управляйте проектами эффективно

Asana — это ведущая платформа, помогающая командам организовывать и управлять всей своей работой, начиная от небольших проектов и заканчивая стратегическими инициативами. Задачи, доски, календарь и графика — вы можете легко обмениваться информацией со своими клиентами или командой. Устанавливайте сроки выполнения задач, делегируйте задания, когда вам нужно.

К тому же, Asana интегрирована с более чем 100 другими инструментами для повышения производительности, поэтому ваши текущие настройки могут быть легко объединены в единую систему для эффективной работы вашей команды.

Цена: Бесплатный Базовый тариф / Премиум-аккаунт начинается с $ 9,99 в месяц.



Trello — еще один замечательный инструмент для управления проектами. Его наиболее часто используют фрилансеры. Он позволяет создавать «команды», чтобы вы могли управлять множеством проектов, подзадачами и событиями вашего бизнеса.

Цена: Базовый план — бесплатно / Бизнес-класс начинается с $ 9,99 в месяц.

Обменивайтесь файлами и создавайте вместе с командой

Dropbox является одним из лучших инструментов для хранения и обмена файлами. Хранилище файлов, доступ к которому вы имеете независимо от того, где находитесь, командное управление папками для различных проектов и возможность восстановления файлов. Неудивительно, что Dropbox используют многие маркетинговые агентства для обмена информацией (хотя Google Drive быстро завоевывает популярность).



Dropbox позволяет легко обмениваться проектами между клиентами, а также защищать конфиденциальные документы и данные от третьих лиц.

Цена: Бесплатный базовый план / Тариф Plus начинается с $ 9,99 в месяц.

Независимо от размера или сложности организационной работы, инструмент для хранения данных должен быть безопасным для вашей информации.
Уже известный всем Google Диск позволяет создавать и обмениваться различными типами документов:

• Docs;

• Sheets;

• Slides.

Независимо от того, где вы находитесь, вы можете легко создавать таблицы, презентации, тексты вместе, а также управлять, настраивать параметры доступа к своим файлам, делиться ими с командой или клиентами. Его функции включают хранение файлов в Интернете, общий доступ к ним и совместное редактирование.

В аккаунте Google бесплатно доступно 15 ГБ для хранения файлов с Google Диска, из Gmail и Google Фото (например, для резервных копий снимков и видеозаписей, а также прикрепленных к письмам документов). Если 15 ГБ окажется недостаточно, вы сможете оформить подписку Google One.

Цена: первые 15 ГБ свободного места предоставляются бесплатно / 100 ГБ памяти начинаются с 2 долл. в месяц.

Где заключать контракты?

PandaDoc — это отличный инструмент для заключения договоров, который понимает, что не бывает двух одинаковых проектов. Если вы в поисках инструмента, который позволит вам легко и быстро редактировать договора, подписывать где угодно и когда угодно, решение - PandaDoc. Чтобы помочь вам сэкономить время, PandaDoc позволяет создавать собственные контракты и соглашения. Идеально подходит для занятых команд.



Он также имеет встроенную CRM, поэтому вы сможете отправлять документы своей команде, тем самым организовав совместную работу для всех.

Цена: Бесплатная 14-дневная пробная версия / Индивидуальный план начинается с 15 долл. в месяц.

Если же вам не требуется комплексное решение «все в одном», то инструмент DocuSign позволяет добавлять цифровую подпись к любому контракту или соглашению.

Как наладить командную коммуникацию?

Кто еще не слышал о Slack? Этот инструмент обмена сообщениями не только может организовать ваше общение с командой и клиентами, но и имеет встроенную историю поиска. Вам не придется тратить драгоценное время на просмотр сообщений, чтобы найти упоминание того или иного проекта.



Если вы не хотите использовать функцию мгновенного обмена сообщениями, в Slack также есть встроенный голосовой / видео-инструмент с совместным использованием экрана. Вам требуется что-то рассказать группе людей? Тогда создайте собственный канал на платформе Slack. Делитесь каналами с постоянными клиентами и поставщиками, объедините их на одной странице.

Google Hangouts — еще один простой способ общения с вашими клиентами и партнерами (которые также есть в Google). Начните разговор через мгновенное сообщение, телефон или видеозвонок. Через мессенджер Google Hangouts вы также можете отправлять файлы. И что самое главное — все это совершенно бесплатно.

На что обратить внимание при выборе ПО для управления проектами

Независимо от того, какое программное обеспечение для работы над проектами вы выберите, стоит обратить внимание на важные функции для команды:

Кастомизированная настройка рабочих процессов.

В мульти проектном пространстве каждая деятельность уникальна. Например, агентство имеет совершенно другой рабочий процесс, нежели фотограф-фрилансер. Если вы руководите маркетинговым агентством, важно, чтобы ваши рабочие процессы можно было настраивать не только для каждого проекта, но и для каждого работающего над ним члена команды. Все работают по-разному, поэтому важно, чтобы интерфейс ПО легко адаптировался к вашим потребностям.

Используйте CRM систему, которая отображает командную панель вместе с видимым рабочим процессом. Так каждый член команды будет знать, на каком этапе работы над проектом он находится, а вы — легко контролировать все задачи.

Простая организация общения с клиентами и в команде.

Еще несколько лет назад наиболее популярным каналом связи для компаний была электронная почта. Но теперь у каждого есть свой способ поддерживать связь при работе над проектом: Google Hangouts, Slack, Gmail, а иногда через интегрированный коммуникационный поток программного обеспечения.

В идеале, ваше ПО для управления проектами должно предусматривать несколько каналов связи, поскольку ваша компания может работать как над разовым проектом, так и сотрудничать с клиентом в течение длительного времени. В любом случае важно, чтобы каждый член вашей команды мог для общения использовать простую платформу.

Командная среда для совместной работы над проектами.

Вы будете удивлены, сколько существует программного обеспечения для управления проектами, которое не подходит для совместной работы. Хорошее приложение для управления проектами должно:

• обеспечивать совместную работу над проектами посредством комментариев, брифингов, обмена файлами;

• обладать различными тематическими досками;

• иметь календарь планирования, чтобы все знали о предстоящем событии или о дате завершения проекта.

Встроенный центр идей.

Ваша команда состоит из людей, работающих как в офисе, так и удаленно? Как в таком случае предоставить им возможность проявить себя? Полезная функция, которой должен обладать ПО для управления проектами — возможность записывать свои идеи и аккумулировать их в одном месте.

Благодаря такому «встроенному центру идей» вы или кто-либо из членов вашей команды сможете отправлять идеи, использовать на полную свой творческий потенциал в предложениях или заданиях. ПО для управления проектами должно стать для вас местом, где вы можете в любое время дня или ночи записывать свои идеи.

Простота использования.

Занятие маркетинговой деятельностью требует многозадачности. У вас совершенно нет времени, чтобы обучаться тому, как пользоваться приложением для управления проектами. В конце концов, весь смысл использования ПО для управления проектами состоит в том, чтобы уменьшить нагрузку, а не увеличивать ее.

Выбирая программу для управления проектами обратите внимание на:

• простоту настройки;

• возможность ее интеграции с уже используемыми вами программами;

• понятный интерфейс, позволяющий быстро переключаться между задачами (проектами) без прерывания рабочего процесса.

Правильная организация документов

Если ваши файлы будут храниться в разных местах, свое время вы будете тратить на то, чтобы найти нужный вам документ. Правильная организация хранения документов, доступ к которым имеет каждый член вашей команды, сэкономит вам много времени и повысит производительность труда.

Например, вы можете выбрать ПО, в котором имеется возможность хранить всю документацию по проектам прямо на платформе. Таким образом, вам не нужно будет возиться с хранилищем документов, таким как DropBox.

Вывод

Главное, что нужно помнить — ваше ПО должно не отнимать много времени у членов команды на его изучение, а наоборот помогать ускорить бизнес-процесс и автоматизировать их. ПО для управления проектами должно быть простым и гибким в использовании, легко адаптироваться к нуждам каждого отдельно взятого проекта и рабочим процессам, связанного с ними.

Удачного выбора! И делитесь с нами, что вы используете и рекомендуете на практике!

--

Команда ROI4CIO